Bestätige ungewöhnliche Zahlungsaufträge oder Geschenkkartenwünsche persönlich oder telefonisch über einen bereits bekannten Kontakt. Eine Antwort im selben E-Mail-Verlauf ist keine unabhängige Bestätigung.
Der Auftrag wirkt wie ein Ausnahmefall
Bei dieser Masche gibt sich jemand als Führungsperson aus und erklärt, eine Zahlung müsse sofort und vertraulich erfolgen. Vielleicht ist die Person angeblich in einer Sitzung und für Rückfragen nicht erreichbar. Eine echte Rolle, ein plausibler Name und interne Begriffe lassen die Mail glaubwürdig erscheinen.
Auch Vereine, Schulen und kleinere Betriebe können betroffen sein. Gerade dort kennen sich die Beteiligten persönlich und handeln manchmal ohne formalen Zahlungsprozess. Diese Nähe lässt sich ausnutzen.
Die Freigabe bleibt auch bei Zeitdruck bestehen
Nutze den vereinbarten Zahlungs- und Freigabeprozess. Vergleiche Empfänger und IBAN mit bestehenden Unterlagen. Wenn Daten neu sind, bestätige sie zusätzlich über einen unabhängigen Kontaktweg.
Lass dich nicht zur Geheimhaltung gegenüber Kolleginnen und Kollegen drängen, wenn dafür Kontrollschritte wegfallen müssten. Eine kurze Rückfrage ist Teil sorgfältiger Arbeit. Sie kann auch ein echtes Missverständnis rechtzeitig aufdecken.
Wenn bereits gezahlt wurde
Informiere sofort Bank und zuständige Person im Unternehmen. Je früher ein verdächtiger Zahlungsauftrag gemeldet wird, desto eher kann die Bank im Einzelfall prüfen, ob noch etwas gestoppt werden kann. Bewahre die ursprüngliche Nachricht und Zahlungsbelege auf.
Wurden Gutscheincodes verschickt, kontaktiere den jeweiligen Anbieter. Kläre intern, ob ein Konto übernommen oder nur der Absender vorgetäuscht wurde. Die Nachricht kann anderen Mitarbeitenden ebenfalls zugestellt worden sein.
Ungewöhnliche Aufträge brauchen eine Bestätigung ausserhalb des E-Mail-Verlaufs – auch wenn sie angeblich vom Chef kommen.
Quellen und weiterführende Hilfe
Die verlinkten Informationen ergänzen diesen Ratgeber. Eine Zusammenarbeit mit oder Empfehlung von MailMigo durch die genannten Stellen wird damit nicht behauptet.